本來我另外打了一篇文章想寫滿這次活動裡面的小細節，

本來我另外打了一篇文章想寫滿這次活動裡面的小細節，

這中間有很多辛苦與辛酸的事情，也有很多令人很興奮的事情，

但就跟寫程式一樣，太詳細的紀錄還是留給自己看就好了。

 

 

於是我決定我這篇文章只留下我的心情記事，用我的方式作為留念。

 

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這篇文章如果非得要有一首歌當背景音樂，我想會是這首歌：

http://www.youtube.com/watch?v=IP5YGZONe74

 

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活動已經結束了，其實我蠻不敢相信這件事情的，參與籌備這半年來其實發生不少事情，

 

包括我開始籌備並發起 JavaScript.tw 並且持續運作中，

包括我從前公司離職，並準備到新公司就職。

 

很多事情都是一些契機，我覺得這些都是一種軌跡。

 

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這次 JSDC 籌備，我只能說，這是「讓事情發生」。

 

我去年看到 php conf 籌備時就覺得應該要有這麼一場 JS Conference ，

也有跟 linmic 還有同事 Ian 討論過這件事情，他們覺得問題在錢。

 

 

我以前大學時代專門辦營隊活動，協辦過人數從數十到數百的活動超過二十個，

 

從各種角色到顧問都當過，我知道錢不是最重要的事情，

當時我草估辦一場 Conference 需要的費用，只要方針正確不會超過二十萬。（這邊後敘）

 

而二十萬以內的費用，如果真找不到贊助商都還可以從使用者的報名費上收回。

 

 

基本上我不覺得很難，難的是怎麼把人"圈"在一起；

怎麼找到一群願意付出貢獻的講者與夥伴們。

 

 

Yep , what we need is to MAKE THINGS HAPPEN.

 

 

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我們每個月的第一週都有定期的聚會開會，另外三月跟四月各有一次的臨時會議，

一次是議題審查會議，另一次是當天活動流程的確認會議。

 

 

活動籌備的過程有蠻多細節的，列幾個我比較有回憶的橋段。

 

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一月中，跟 Ryan 一起加入這個團隊，認識強哥跟 Caesar 、 XP 等團隊夥伴。

 

一月中，參與活動籌備時，團隊在擔心沒有贊助商沒有錢活動會辦不起來；

            我說，這個活動不會缺錢的，如果真的缺錢就我來當個人贊助把他補起來吧。

 

一月中，把網站接回自己網站上，架設 git repo 作為大家 commit 的橋樑。

 

二月初，網站更新，Call for paper 開始。

 

三月份，

    * Call for paper 結束跟大夥審核議程（真的是非常艱難的任務），被拱出去接 Session 。  

 

    * 因為新版網站還沒出來但公佈議程在即，跟 Ryan Wu 一起用 bootstrap

      一晚上硬幹一版官網，加入了不少巧思，隔天 Ryan 還補了 responsive design。

      有人在噗浪上說這版設計的很不錯。

 

    * 三月底弄徵求義工， Ryan 弄了個很火熱的畫面，效果還不錯。

 

    * 找 hlb 討論票務系統的細節（退票、票種、邀請碼......etc）  

 

四月份，

    * 接下票務組吃重的工作，四月份整月都在忙報名系統。

       由於活動爆滿的太快，信箱一直收到詢問還有沒有票的信，

       看到那麼多想參加的開發者們沒有機會報名， 心裡多少會覺得很難過。

 

    * 有使用者透過系統寫信來問問題，但是他的信箱回信被退，只好改用手機簡訊回問題。

 

    * 跑 IT home 的 JS 忍之道活動，花了不少時間在活動上，寫幾篇品質還算可以的文章。

 

    * 去跑 OSDC 活動，剛好場地也在中研院，一次把場地完全搞清楚有哪些區塊可以用。

       結束後跟強哥討論 JSDC 義工分配職務的組別跟大表討論到很晚，算是一次搞定。

       後來跟 HQ 討論時就很順利的一次過關。

 

五月份，

    * 5/5 義工訓會前會，會前會的流程我們一直找不到時間排，當天早上跟強哥臨時抱佛腳

       一起確認流程、準備文書資料，還稍微遲到了一下真是不好意思。

       我認為會前會應該採用分組形式進行場地的大地探索，最重要是各義工小組內的認識，

       還有義工小組與 HQ 的認識。

 

       比起很無聊的聚在一起聽講，我跟強哥一起設計一個相對活潑的流程，

       我們對這次的會前會活動結果蠻滿意的。:)

 

    * 強哥找人作會前會的影片紀錄，由我協助後製轉檔跟上傳。

 

    * 也一起進行網站不斷的進行講者資料跟議程資料的更新。 

 

    * 有個贊助商有狀況。緊急跟其他人一起進行危機處理，

       並且臨時邀請兩位講者來協助，這點真是特別感謝幾位講者的大力支援。

       （包含 費大公、Fred 還有 Ericsk ）

 

行前，

    * 行前當天都在準備活動當天需要的文書工作，包括小議程跟名牌。

       Open office 的合併列印一直有狀況，而而最要命的是不知道識別證的袋子有多大；

       當天很多意外跟驚喜，也是很沮喪跟很多情緒的一天。

       不過至少我們把最重要的東西「使用者名牌」還有場佈在那天完成了，

        也把大部分該到的東西都讓他們到了。

 

活動當天，

    * 其實蠻多東西都是臨場發揮的，像 irc 上發問卷也是臨場發揮。

       也有很多狀況啦，像是很多人抱怨的冷氣太冷，一開始沒想到會有這種事情，

       也沒想到轉達中研院之後，冷氣溫度還是拉不起來。

      （據說中後期都是只開送風的狀態）

 

    * 當天 Moz 講者一度卡在路上，Caesar 問我能不能先上場 cover ，害我驚了一下，

       本來已拿著 NB 準備要到國際會議廳，結果到樓梯就看到講者報到，有驚無險。XD

 

    *  irc 擠不進去這件事情真的是意外，文字紀錄一度癱瘓，

       我一直再往返兩個廳開我的 ssh 讓他們排除 irc 登不進去的問題。

 

    * 當天我完全顧不到攝影組的狀況，還好他們很爭氣也不需要我顧。Orz

 

    * 後面的義工活動影片，一邊介紹 JSDC 時我突然有點哽咽，不過我想音樂很吵，

       大概根本沒人聽到我在講什麼，還好。XD

 

       我蠻堅持要有大合照的部份，我認為我們必須讓我們的參加者瞭解，

 

       這群人是非常辛苦的付出他們的時間來協助這個活動，

       而且也因為有這群人所以我們活動才能這麼精彩而充滿著人情味。

 

 

       你或許可以用錢買到一張門票，但是你卻不能用錢買到這種志願付出的人情味，

       我覺得這也是我們活動給人很熱血的感受的一個理由之一。

 

    * 慶功宴，鬧了大家一番。（笑） 

 

 

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這是第一次辦 JS Conference ，目前調查狀況反應也還算不錯，很感謝大家喜歡我們活動。

 

本著舉辦活動的精神，底下談談一些 Conf 籌備跟我過去經驗中，我學到的一些經驗分享：

（以下是個人立場，不代表 JSDC 籌備群言論。）

 

1.不要怕賠錢

 

Conf 不太可能賠錢，會辦到虧錢通常是因為下一個理由（後敘），

場地費用真的壓不下來就向學校單位借場地，費用基本上都可以壓到很低。

 

便當費用理所當然應該用報名費 cover ，報名費該收時就該收，

不要打腫臉充胖子讓經濟變成辦活動時的壓力。

 

2.不要亂花錢

 

以 JSDC 來講，我們大部分的費用都花在講師費用、贈品跟食物上，

這些都還算是必要開銷，而我們的贈品的費用比例其實並不高。

 

大會最大筆的雜支是工作人員衣服，但是那其實沒什麼錢，

如果攤提到四百個參加者的話，那只佔了一個人 40塊而已。

 

 

像我們沒有針對識別證的帶子/袋子作客製化，也是因為這種細節可以節省成本，

而可以把錢花到那些更有效果的東西（提袋、網路線...etc）。

 

我們不是從「可以作哪些事情」思考，而是從「需要作哪些事情」思考。

 

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而這之中，我認為最值得提出討論的是「國外講者」迷思，

 

按照慣例，邀請國外講者通常會負擔講者機票費用、住宿費用以及地陪，

這個成本一個講者約6-10萬台幣不等，只要有一位，就會佔一個 Conference

支出 20% 甚至 30%  以上的費用。

 

事實上在有邀請國外講者的 Conference 中，最大的成本往往來自於國外講者，

但是考慮到台灣的開發者語言能力，國外講者往往對議程的貢獻相對是比較不理想的。

 

 

如果一個 Conference 真的希望邀請國外講者，應該考慮那些講者是不是有代表性，

另一個問題是，你有沒有那個經費去邀請這些講者。

 

 

JSDC 從一開始籌備時，就有討論過這個議題，考慮到財務的狀況，我強烈的主張，

國外講者除非是由贊助商負擔，否則我們不應該在財務吃緊的情況去邀請國外的講者。

 

一方面是台灣不是沒有 JS 開發的技術強者，另一方面是成本跟效益並不划算，

再者由在地的開發者提供議程，也更給我們自己開發者發揮的空間。

 

 

Again 重點是你投下這個資源對你 Conference 的效益，

我思考的方向是 Conference 帶給開發者跟整個環境的結果，

而不是這個 Conference 門面漂不漂亮。

 

 

3.贊助商

 

挑選贊助商需要謹慎，我們其實中間有和其中一個贊助商終止合作，

因為我們認為那個贊助商對我們活動議程而言，並沒有達到雙方的合作效益。

 

是的，我們的確希望有經費可以辦活動，但站在活動主辦單位的立場，更希望達到雙方雙贏，

沒有經費我們會用其他方式辦一個比較克難一點的活動，但不會為了贊助犧牲活動的品質。

 

大廠可以讓你的活動蓬蓽生輝，但是小廠商也能為你的活動提供金流。

 

 

贊助商是為了推廣他們的名聲和產品來贊助你的活動，

特別是近年來打臉風氣盛行，如何去協調贊助商在 Conference 中發揮效果，

甚至是忍痛拒絕和某些贊助商合作，這些都是一種考驗。

 

其實開發者並不排斥置入性行銷，但是這些內容與主題必須至少和主旨有擦到邊。

 

 

不諱言這次 JSDC 的問卷意見調查中，還是有開發者不滿意贊助商 session 的聲音，

 

不過有蠻多參加者都表達瞭解與體諒，並且認為贊助商在議程中也盡到他們的責任，

我想我們至少已經很盡力在協調這些事情了。

 

而如果你問我對這些贊助商意見的看法，我會說他們相當挺我們活動，

對於我們的每一位贊助商，我都由衷至上我的感謝之意。

 

 

特別是 Microsoft ，他們的 Keynote 我們給的準備時間其實相當的短，

能夠有這樣的議程和講者，個人是覺得已經表現得很好了。

 

Mozilla / Yahoo 的議程也是讓我們活動生色不少，

其他贊助商也是對我們活動幫助很大，我們都相當感謝。

 

 

找贊助商是來幫助你活動也幫助廠商的，辦一個 Conf 並不需要賺錢，

如果為了有錢辦好一個活動，反而把 session 拉到聽眾無法接受的程度，那就本末倒置了。

 

不接受贊助商也是一個選項，那就應該在考量資源跟目標的前提下，

辦出一個使用者能接受費用的 Conference 。

 

 

而我們是認為，以 JS 而言有這些廠商來參與提供他們的技術、solution 與經驗，

對我們活動是一種雙贏，所以我們不會拒絕技術圈內的贊助商。

 

 

4.義工

 

這段是寫給我們的義工夥伴們看得，

對我而言，我們這次大會有兩種參加者，一種叫會眾，另一種叫義工。

 

我們希望給參加者一種我們很認真籌備跟把參加者放在首位的感覺，

同樣的，我們也用同樣的規格對待我們的義工。

 

 

本次大會甚至有外縣市義工報名，主辦單位都有提供義工車馬費的補貼，會後有慶功宴補貼，

對我而言這些不是一種額外支出，而是一種必要支出，一種讓你活動能得以延續的必要支出。

 

當然這些統統都是在這群夥伴報名義工之後，才會知道的事情，

我們 HQ 其實曾經在內部為這件事情也爭論過。

 

我受過三次志工基礎訓練，所學到的就是「志工是應該被供給的」，

以前也參與志願服務長達三年之久，我很清楚知道志工的定位跟需要。

 

也因為我有現場服務的經驗，我在籌備時就可以感覺到，

這些人是活生生的人付出他們的勞力跟壓力，而不只是文字上的幾個名字幾個組別。

 

強哥跟我對志工的看法是一致的，於是他弄了這些建設跟參與志工的組織、籌備。

 

 

請見諒，我必須強調這完全不是錢的問題，那是一種感覺，如果真的要算錢那算不完的。

 

我們所有 HQ 都是不支薪的籌備，這些籌備加起來，

一定至少超過 16 個工作天，我們還自己湊七萬出來成立公司弄這個活動。

 

慶功宴這東西是一種儀式，讓所有人一起對活動劃下一個句號，

並且能夠讓大家對活動結束的失落感降到最低的一種團體治療的方式。XD

 

 

話題拉回來，另一個我們對義工這麼好得理由是這些人或多或少都是和資訊界有關的人，

他們想要參與這活動的籌備，多少也是對這麼樣一個活動的內容有興趣。

 

 

對我來說，我會說這樣的人是「種子」。

 

我們所做的事情是灌溉這些種子，給他們沒有負擔的環境來參與跟貢獻，

給足夠的權限去作該做的事情，給好得導師去協助完成其組別該完成的事情。

 

我以前是玩社團出身的，這是我認為最適合培養活動人的方式。

 

 

或許有一天，這些人會參加別的活動去籌備，這時他將有更好的經驗與品質；

或許有一天，這些人自己會主辦活動，

                  會對活動更有經驗，也會承繼這精神去灌溉下一批的種子。

 

而我們對義工的友善，也會讓這群人更願意現在和以後和我們一起為活動付出。

 

 

我們作活動的，不能只看眼前的活動，更要看這個活動對以後活動的影響。

 

 

5.講師

 

其實好的講師非常難找，並不是我們說了 call for paper 就會有一群強者來投稿，

強的技術人也不見得就能提供好 session ，這跟活動在社群內的力量很有關系。

 

Call for paper 的描述 、 時程都有很大影響。

 

 

如果要效果好一點的話，透過人脈直接採邀請制或許會更理想。

 

這次我們算運氣很好，很多很厲害的講者都很支持我們這首次的 JSDC 活動，

因為這樣我們才能有這麼精彩的議程，非常感謝他們。

 

 

6.問卷

 

這其實是很簡單的心得。

 

對議程的感想是很難作到有效問卷回饋的，如果你活動的 irc 有順利的宣傳與暢通的話，

特定議程的問卷調查，在該議程快結束時 irc 上發布回收最有效率品質也最好。

 

我的建議是問卷製作者也去聽那個議程，把過程的細節稍微瞭解，

一邊聽議程一邊作問卷意見調查，讓使用者可以很輕鬆的填寫你的問卷。

 

議程尾聲時後馬上把這訊息傳給使用者，

讓他們只需要點個連結的方式去填，盡可能讓使用者填寫時少一些門檻。

 

 

電子問卷跟書面問卷的效率不能比，

 

雖然書面問卷或許回收率比較好，但是會造成使用者要攜帶、保管問卷，

要安排人力跟動線來回收問卷，甚至要提供一些誘因讓使用者反饋，

 

事後還要花費很大人力去整理那些問卷統計。

 

 

個人是會特別偏好電子問卷，本次 JSDC 問卷回收率迄今有100份，已經超過兩成五，

其中有相當多的建設性建議，我覺得算是比預期的好非常多了。

 

 

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對 conf 的意見差不多就先紀錄到這，

其中有一些砲火比較猛烈的，都是個人意見，歡迎討論。:P

 

無論如何這次活動從無到有，讓這些事情慢慢的孵化，

我覺得真的是只能說 made things happen。

 

 

明年的事情，明年再說吧....XD

 

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最後回顧 HQ Team 好了，我親愛的其他九位夥伴。

http://jsdc.tw/2012/About

 

 

這次有這榮幸加入這個 JSDC 主辦團隊，我想也是一種機緣，

大家發揮自己的所長、能力與時間，一起把這個活動做起來是很難得的。

 

雖然說籌備時期我總是扮演著很聒噪跟黑臉的角色兇大家，不過也是很感謝大家的包容。

 

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＠ Ryan

這算是被我拖下水的，起頭只是無意間的一個問號，後來就變成一起籌備的戰友；

這幾個月的 JS Group 籌備，也很感謝你一直幫忙。 XD

 

＠ Caesar

總招你很辛苦的扮演著聯絡、溝通跟決定的角色，活動終於結束了，

也有讓人感覺到你在這整個 JSDC 籌備期間的成長，很為你高興。：）

 

你對自己更有自信了，要繼續努力下去唷。:)

 

＠ Ben

辛苦你聯絡這些講者跟準備講題了，還有幫忙開車載東西，

一樣有接講題的我完全能體會同時接講題又作 HQ 的痛苦啊～XD

 

@ Felix 

是一位穩重的長者啊～辛苦你協助處理器材與採購的事情了！！

 

@ Jack 

整個印象就是熱血的庄腳人啊，感謝你協助處理 mailing list 跟一些瑣事，

還有一直扮演很稱職的機動組。:D

 

@ XP

管錢跟負責開公司的大大，感謝你把錢管理得有條不紊還有很辛苦的跑完成立公司的流程，

還動用了自己的會計資源來作這些事情。雖然我一直都沒有把統編背起來（被拖走）

 

@ Sean 

辛苦你幫忙處理新版網站的版型協調還有聯絡贊助商！！

這其中很多事情都是很細鎖的，真的是辛苦你了！！

 

@ Richard 強哥

感謝你所有義工的事項還有協調所有義工的細節，

一起讓這些義工能夠參與、合作這個活動，並且讓這些義工能留下這麼多回憶。

 

 

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活動終於結束了，心情實在是很微妙，我也想對自己說謝謝，

謝謝自己過去幾個月，一直把這個活動放在心上；

 

在最累和最辛苦的時候，雖然不敢說不曾逃避過，但總是一步一腳印的撐過來了。:)

 

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由於這篇文章比較敏感，謝絕轉載；只給我的朋友看。:)